David Krause1 · Was der Bericht leisten muss
Die meisten Monatsberichte scheitern nicht an fehlenden Zahlen, sondern an zu vielen. Zwölf Seiten Kostenartenlisten beantworten keine Frage. Eine Seite mit fünf Kennzahlen, einer zerlegten Abweichung und einem Kommentar tut es.
| Frage der Geschäftsführung | Baustein im Bericht | Umfang |
|---|---|---|
| Wo stehen wir? | Kennzahlen Plan, Ist, Abweichung | fünf Zeilen |
| Warum? | Abweichung zerlegt nach Ursache und Verantwortung | drei Zeilen |
| Was tun wir? | Kommentar mit Maßnahme, Name, Termin | vier Sätze |
| Wo landen wir? | Hochrechnung auf das Jahr | eine Zeile |
2 · Der Bericht: Kostenstelle 210, September
Planwerte aus dem BAB: 3.393 Maschinenstunden und 157.325 € im Jahr, also 283 Stunden und 13.110 € im Monat. Plankostensatz 46,37 €/Mh, davon 28,70 € fix und 17,66 € variabel (Kapitel 5.10).
| Kennzahl | Plan | Ist | Abweichung | Status |
|---|---|---|---|---|
| Maschinenstunden | 283 h | 255 h | −28 h (−9,9 %) | außerhalb |
| Kosten der Stelle gegen Sollkosten | 12.619 € | 13.269 € | −650 € (−5,2 %) | außerhalb |
| Verrechnete Kosten gegen Sollkosten | 12.619 € | 11.824 € | −795 € (−6,3 %) | außerhalb |
| Abgeschlossene Aufträge über 5 % Nachkalkulations-Abweichung | 0 | 1 von 6 | Titangehäuse +9,0 % | beobachten |
| Über-/Unterdeckung der Stelle | 0 € | −1.445 € | −1.445 € | außerhalb |
Die Schwelle von 5 % ist vorab festgelegt. Wer sie erst beim Schreiben wählt, findet immer eine, die passt.
| Abweichung | Rechnung | € | Verantwortung |
|---|---|---|---|
| Beschäftigung | verrechnet 11.824 − Sollkosten 12.619 | −795 | Vertrieb, Auftragslage |
| Verbrauch | Sollkosten 12.619 − Istkosten 13.269 | −650 | Fertigung |
| Gesamt | verrechnet 11.824 − Istkosten 13.269 | −1.445 |
Befund: Die Stelle ist im September mit 1.445 € unterdeckt. Ursache: 795 € entstehen, weil 28 Maschinenstunden fehlten — ein Kundenabruf wurde in den Oktober verschoben. 650 € sind Mehrverbrauch an Werkzeugen beim Titan-Los; die Nachkalkulation zeigt dort +9,0 % gegen die Vorkalkulation. Maßnahme: Standmengenversuch mit einem zweiten Fräser, verantwortlich Fertigungsleitung, Ergebnis bis 31.10. Erwartung: Die fehlenden Stunden werden im Oktober nachgeholt; hält der Mehrverbrauch an, werden die Planzeiten des Teils angepasst.
| Annahme | Rechnung | Wirkung im Jahr |
|---|---|---|
| Auslastung bleibt bei 90 % | 339 fehlende Stunden × 28,70 € Fixkostenanteil | −9.700 € |
3 · Warum die Zerlegung den Bericht trägt
= 8.116 € + 17,66 € × 255 h = 12.619 €
Beschäftigungsabweichung = verrechnete Kosten − Sollkosten = 11.824 − 12.619 = −795 €
Verbrauchsabweichung = Sollkosten − Istkosten = 12.619 − 13.269 = −650 €
Ohne die Zerlegung stünde im Bericht „Kosten 159 € über Plan" — 13.269 € gegen 13.110 €. Das klingt harmlos und ist falsch gelesen: Die Stelle hat bei 28 Stunden weniger gearbeitet und hätte deshalb weniger kosten müssen. Erst die Sollkosten machen sichtbar, dass zwei Probleme mit zwei verschiedenen Verantwortlichen zusammenkommen.
4 · Der Kommentar: vier Sätze, feste Reihenfolge
| Satz | Inhalt | Schwacher Kommentar | Brauchbarer Kommentar |
|---|---|---|---|
| Befund | die Zahl, die zählt | „Kosten leicht über Plan." | „Stelle 1.445 € unterdeckt." |
| Ursache | zerlegt, mit Betrag | „Geringere Auslastung und höhere Werkzeugkosten." | „795 € fehlende Stunden, 650 € Werkzeuge am Titan-Los." |
| Maßnahme | was, wer, bis wann | „Wird beobachtet." | „Standmengenversuch, Fertigungsleitung, 31.10." |
| Erwartung | wie es weitergeht | fehlt | „Stunden kommen im Oktober; sonst Planzeiten anpassen." |
Der Kommentar wiederholt keine Zahl, die schon in der Tabelle steht, ohne sie zu erklären. Und er enthält keine Ursache, hinter der kein Betrag steht.
5 · Fünf Regeln für den Bericht
| Nr. | Regel | Warum |
|---|---|---|
| 1 | Jeden Monat dieselbe Struktur | Der Leser findet die Zahl, ohne zu suchen |
| 2 | Schwellen vorab festlegen | Sonst wird jede Abweichung wegerklärt |
| 3 | Keine Kosten ohne Bezugsgröße | Kosten gegen Plan täuschen, Kosten gegen Sollkosten nicht |
| 4 | Jede Maßnahme mit Name und Termin | Sonst ist sie eine Absicht |
| 5 | Maßnahmen des Vormonats nachhalten | Der Bericht wird sonst zum Archiv |
6 · Bezug zum Fachbuch
| Baustein | Herkunft | Im Buch |
|---|---|---|
| Plankostensatz, fix und variabel | BAB und flexible Plankostenrechnung | Kap. 5.9–5.10 |
| Abweichung einzelner Aufträge | Nachkalkulation mit Plansätzen | Kap. 12 |
| Wert einer fehlenden Maschinenstunde | Deckungsbeitrag je Engpassstunde | Kap. 13.6 |
| Werkzeugverbrauch als Ursache | Kosten je Spindelstunde, Kosten je Teil | Kap. 15, Werkzeugeinkauf |
7 · Checkliste
- 1Passt der Bericht auf eine Seite?
- 2Werden Istkosten gegen Sollkosten gestellt, nicht gegen den starren Plan?
- 3Sind Verbrauch und Beschäftigung getrennt ausgewiesen?
- 4Steht hinter jeder Ursache ein Betrag?
- 5Hat jede Maßnahme einen Namen und einen Termin?
- 6Sind die Maßnahmen des Vormonats abgehakt oder begründet offen?
