David KrauseDas Fachbuch rechnet einen Serien- und Auftragsfertiger durch. Dieser Artikel überträgt dieselbe Methodik auf das Projektgeschäft — Sondermaschinen, Anlagen, Einzelfertigung mit hohem Zukaufanteil. Das Rechenbeispiel ist fiktiv und bewusst einfach gehalten.
1 · Warum die Nachkalkulation hier zu spät kommt
In der Serie korrigiert die Nachkalkulation das nächste Los (Kapitel 12). Im Projektgeschäft gibt es kein nächstes Los: Die Anlage wird einmal gebaut. Wer erst am Ende nachrechnet, erfährt nur noch, wie viel Marge verloren ging. Steuern lässt sich ein Projekt nur, solange noch Stunden und Bestellungen offen sind.
| Kalkulation | Zeitpunkt | Frage | Nutzen |
|---|---|---|---|
| Vorkalkulation | vor dem Angebot | Was wird es kosten? | Preis und Budget |
| Mitlaufende Kalkulation | monatlich im Projekt | Wo landen wir, wenn nichts geschieht? | Gegensteuern |
| Nachkalkulation | nach der Abnahme | Was hat es gekostet? | Lernen für das nächste Angebot |
2 · Die Formel: Ist plus Obligo plus Restaufwand
Ist = gebuchte Kosten: gelieferte Zukaufteile, zurückgemeldete Stunden × Stundensatz
Obligo = bestellt, aber noch nicht geliefert oder berechnet
Restaufwand = noch nicht bestelltes Material + noch zu leistende Stunden × Stundensatz
Die ersten beiden Größen liefert das ERP. Die dritte ist eine Schätzung der Projektleitung — und genau dort entscheidet sich die Qualität der Vorschau.
Restaufwand als „Budget minus Ist" zu rechnen. Dann ergibt die Vorschau immer genau das Budget, und jede Überschreitung bleibt unsichtbar, bis das Budget verbraucht ist. Der Restaufwand muss von unten geschätzt werden: Welche Arbeitspakete sind offen, wie viele Stunden brauchen sie noch?
3 · Rechenbeispiel: Anlage mit 400 T€ Herstellkosten
Angebot: 220 T€ Zukauf und 3.000 Stunden Eigenleistung zu 60 €/h. Stand nach drei Monaten:
| Position | Angebot | Ist | Obligo | Restaufwand | Vorschau | Abweichung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Zukauf | 220 | 90 | 110 | 35 | 235 | +15 |
| Eigenleistung (60 €/h) | 180 | 84 | — | 114 | 198 | +18 |
| Herstellkosten | 400 | 174 | 110 | 149 | 433 | +33 |
Gebucht sind erst 174 T€ — weniger als die Hälfte des Budgets, das Projekt sieht gesund aus. Erst Obligo und Restaufwand zeigen die Überschreitung von 33 T€ oder 8,3 %. Bei den Stunden steckt sie in der Schätzung der Projektleitung: 1.400 Stunden sind geleistet, 1.900 noch offen, zusammen 3.300 statt 3.000. Mit „Budget minus Ist" stünden dort 1.600 Stunden, und die Vorschau läge bei null Abweichung.
4 · Abweichung trennen, bevor man handelt
| Abweichung | Ursache | Wer steuert | Hebel |
|---|---|---|---|
| Zukauf, Preis | Teil teurer als kalkuliert | Einkauf | Nachverhandeln, Alternativlieferant |
| Zukauf, Menge | Teile vergessen oder Konzept geändert | Konstruktion, Projektleitung | Änderung dem Kunden berechnen |
| Stunden, Menge | Aufwand unterschätzt, Nacharbeit | Projektleitung | Umfang klären, Nachtrag stellen |
| Stunden, Satz | Stundensatz stimmt nicht mehr | Controlling | Satz aus dem BAB neu ableiten |
Die wichtigste Unterscheidung ist die zwischen eigenem Fehler und Kundenänderung. Eine Mehrstunde aus einer Änderung des Kunden ist kein Verlust, sondern ein Nachtrag — wenn sie rechtzeitig als solche erfasst wird.
5 · Fertigstellungsgrad: woran man ihn misst
Gemessen an den Kosten ist das Projekt zu 174 / 433 = 40 % fertig. Gegen das alte Budget gerechnet wären es 174 / 400 = 43,5 % — die Überschreitung lässt das Projekt weiter aussehen, als es ist. Belastbarer sind Meilensteine: Konstruktion freigegeben, Hauptkomponenten geliefert, Montage abgeschlossen, Abnahme. Ein Arbeitspaket ist fertig oder nicht; „zu 90 % fertig" bleibt es erfahrungsgemäß lange.
6 · Ergebnis und Liquidität sind zwei Rechnungen
Ein Projekt kann profitabel sein und trotzdem Kasse binden. Zukaufteile werden bei Lieferung fällig, die Schlussrate des Kunden erst nach der Abnahme. Die Vorschau der Herstellkosten gehört deshalb neben einen Zahlungsplan: Anzahlungen und Meilensteinraten auf der einen Seite, Lieferantenzahlungen und Löhne auf der anderen. Zeigt die Vorschau einen Verlust, ist das auch ein Thema für den Abschluss — für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften verlangt das Handelsrecht eine Rückstellung.
7 · Bezug zum Fachbuch
| Baustein im Projektgeschäft | Herleitung | Im Buch |
|---|---|---|
| Stundensatz je Bereich (Konstruktion, Montage, Inbetriebnahme) | wie der Maschinenstundensatz: Kosten der Stelle geteilt durch produktive Stunden | Kap. 5–7 |
| Zuschlag auf Zukaufteile | Materialgemeinkosten; bei wenigen teuren Komponenten besser je Vorgang | Kap. 9.6 |
| Angebotspreis | Kalkulationsschema von den Herstellkosten zum Preis | Kap. 10 |
| Projekt unter Vollkosten annehmen? | Deckungsbeitrag und freie Kapazität | Kap. 13.4 |
8 · Checkliste
- 1Wird je Projekt monatlich eine Vorschau gerechnet — nicht nur das Ist berichtet?
- 2Ist das Obligo aus dem Bestellwesen enthalten?
- 3Schätzt die Projektleitung den Restaufwand von unten, statt Budget minus Ist zu rechnen?
- 4Werden Zukauf und Stunden getrennt ausgewiesen?
- 5Werden Kundenänderungen als Nachtrag erfasst, bevor die Stunden geleistet sind?
- 6Steht neben der Kostenvorschau ein Zahlungsplan?
